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Elektronisches Dokumentenmanagement statt unpraktischer Papierablage
Gerade kleinere und mittelständische Unternehmen sind darauf angewiesen, ihre Personalressourcen optimal einzusetzen. Nur so können sie im täglichen Geschäft bestehen und wirtschaftlich arbeiten. Doch das fällt zunehmend schwer, wenn zu viel Mitarbeiterzeit gebunden ist durch die manuelle Suche, Bearbeitung und Ablage von Papierdokumenten. Dokumenten-Management-Systeme (DMS) können Abhilfe schaffen.
Der Umgang mit Papier ist derart vertraut, dass anscheinend niemand von diesem Medium lassen will. Aussagen von Unternehmen wie Dataquest/IDC, Delphi Consulting oder der Gartner Group besagen,
- dass ca. 80% der Geschäftsdokumente in meistens unstrukturierter Papierform vorliegen,
- dass ein Dokument durchschnittlich fünfmal kopiert wird,
- dass durchschnittlich 50% der Arbeitszeit in Büro und Verwaltung mit der Suche nach Dokumenten und Informationen verbracht wird,
- dass ca. 25% aller Unternehmensinformationen verloren gehen oder vermisst werden.
Diese Fakten geben einem zu denken, geht es doch darum, möglichst effizient zu arbeiten und nicht wertvolle Arbeitskraft auf Routineaufgaben zu verschwenden. Um die stetig wachsenden Papierberge zu bewältigen, ist in fast allen Branchen der Einsatz eines DMS unabwendbar. Aber, was ist eigentlich ein Dokument?
Ein Dokument ist eine Information
Dokumente können in vielen Formen vorliegen. Beim Dokumenten-Management versteht man unter einem "Dokument" jede Information, die in irgendeiner Form elektronisch gespeichert werden kann, z.B. Briefe, Formulare, Belege, Faxe, E-Mails, Texte, Grafiken, Präsentationen, Video- und Audio-Dateien und Mikrofilme. Papierdokumente werden durch scannen in elektronische Form gebracht, bereits computererzeugte Dokumente müssen konvertiert, d.h. in ein bestimmtes Format (PDF,TIFF) transportiert werden. Den Dokumenten werden anschließend Indizes, also beschreibende Attribute, hinzugefügt. Über sie ist später der sekundenschnelle Zugriff möglich. Indizes können Schlagwörter, Dokumententypen, Personennamen, Datumsangaben usw. sein. Den Gang in den Aktenkeller, der vielleicht nicht mal von Erfolg gekrönt ist, kann man sich dann sparen.
Die Vorzüge eines elektronischen Archivs sind unübersehbar:
- Reduzierung auf ein einziges Ablagesystem; Raumersparnis
- sofortiger Zugriff auf Akteninhalte am Arbeitsplatz
- keine falsch abgelegten oder verlorenen Akten
- unmittelbare Auskunftsbereitschaft bei Anfragen durch einfache Dokumentensuche
- Reduzierung der Kopieraufwändungen
- bei revisionssicheren Archiven keine Gefahr der Aktenmanipulation
- Zugriff über Internet und Intranet
Trend unverkennbar
Die Entwicklungen der letzten Zeit zeigen auch von Seiten der Gesetzgeber einen deutlichen Trend hin zum elektronischen Dokument. Immer öfter nimmt es die Stelle des Papierdokuments ein. Dadurch sind Dokumenten-Management- und Archivsysteme in immer mehr Bereichen einsetzbar und führen dort zu Effizienzgewinnen und Kosteneinsparungen.
Bei Einsatz eines solchen Systems gilt es zu überlegen, ob es nur in Arbeitsgruppen oder Abteilungen oder unternehmensweit eingesetzt werden soll. Vielleicht sollen auch Außendienstmitarbeiter extern per Internet auf den Dokumentenbestand zugreifen können? So können jederzeit und rasch fundierte Entscheidungen getroffen werden. Langwierige Recherchen, die vielleicht auch noch den Kunden verärgern, entfallen. So läßt sich mit einem DMS der Kundenservice rasch und effektiv verbessern. Außerdem schützt es die Daten vor dem Zugriff Unberechtigter.
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BosCom berät und empfiehlt klein und mittelstands Unternehmen das Dokumenten Management System